10 dicas para ter reuniões familiares de alta produtividade.

Tópicos essenciais para que reuniões familiares sejam práticas, produtivas e interessantes a todos.

GOVERNANÇA – Por Daniel Pagotto.

No agronegócio a informalidade é cultural e as famílias não possuem o costume de se encontrar em eventos “oficiais” para tratar do negócio. Se a sua família atua no ambiente agro, fomente esta prática. Certamente estará contribuindo para a continuidade do negócio familiar com sustentabilidade e harmonia.
Os pontos fundamentais para pautar as reuniões familiares “oficiais”, sem formalidade em excesso, porém com regras e organização são:

1) Respeito entre as pessoas
É necessário ficar claro a todos que teremos perfis distintos de pessoas participando. Alguns familiares podem não entender sobre alguns assuntos “básicos” do dia a dia da propriedade rural, e isso não deve ser considerado um problema. Além disso, as novas gerações ainda estão desenvolvendo a curva de aprendizado. Assim, os mais preparados devem ter a paciência de explicar e compreender a situação, até porque todos ali possivelmente já são ou serão sócios um dia (incluindo aqueles que escolheram outra profissão e não trabalham na fazenda).

2) A pauta deve ser pré-definida e informada com boa antecedência
Criar e enviar uma pauta com antecedência aos participantes é fundamental para posicionar todos a um mesmo objetivo. Isso gera comprometimento maior, e deixa claro os assuntos que serão discutidos. Hora, lugar e duração da reunião devem ser mencionados também, e assim todos se organizam previamente. Relevante buscar um ambiente calmo, bem iluminado e com material audiovisual de qualidade (projetor de slides, flip chart, etc)

3) Foco nos temas principais
Necessário deixar claro o foco das discussões nos temas pré alinhados, de interesse geral da família e vitais para o negócio. Isso evita saídas de rota, que sempre surgem, mas são dispensáveis para aquele momento. Caso apareça um novo tema de interesse geral, poderá ser tratado ao final, após a agenda ter sido passada por inteiro.

4) Presença de um mediador
Importante um membro da família fazer a função de mediador. Esta pessoa vai lançar os temas e interferir caso o assunto esteja se estendendo sem definição clara de ações. Pode caber a esta pessoa a função de “secretário”, responsável por anotar tudo e transformar em relatório a informação alinhada durante a reunião. Este “Report” deverá ser enviado a cada participante, e também arquivado e local específico. Criar a cultura de arquivar as atas com decisões estratégicas é uma ferramenta básica e essencial de qualquer empresa organizada, e para fazendas deve ser assim também.

5) Potencializando a produtividade
Faz sentido dividir o encontro em “etapas”, por exemplo de 1 hora e 40 minutos de trabalho e 20 minutos para descanso. Essencial um tempo para relaxar um pouco, atualizar mensagens, telefonemas, comer algo, “esticar as pernas” e ir ao banheiro. Isso vai fazer a diferença na interação de todos para os assuntos da pauta, mantendo a disposição para melhor aproveitamento!

6) Temas fixos e temas aleatórios
Quando se cria uma sequência de reuniões (mensais ou trimestrais, por exemplo), todas elas deverão ser divididas em temas fixos (como atualização financeira e principais ocorrências no período) e temas aleatórios (sugestões ou definições importantes para aquele momento). Esta diferenciação ajuda também no rendimento do dia, além de deixar claras as abordagens recorrentes e as específicas.

7) Minimizando rixas e atritos
Eventuais rixas antigas e atritos familiares devem ser conversados e resolvidos em momentos oportunos e especiais, e não nas reuniões agendadas de trabalho. Importante a família enfrentar estas situações, e buscar solução antes que o caso fique insustentável. Se necessário, chamem uma reunião para este tipo de alinhamento. O almoço de domingo também não é o ambiente apropriado para estas discussões.

8) Novos assuntos na mesa
Interações familiares, sucessão e governança são temas de suma importância nos dias de hoje para famílias que atuam no agronegócio. Devem estar presentes com alguma frequência nas pautas das reuniões. É sábio o patriarca que coloca estes assuntos no dia a dia do negócio, e assim prepara em vida e com saúde, a perenidade do legado construído. Isso gera uma integração maior na família, e minimiza as chances de conflitos no momento da transição da gestão, pois muita coisa já estará planejada e alinhada.

9) Conselheiros
Com o avanço das formalizações, faz sentido que seja convidado um conselheiro ou mentor de fora para dar suas impressões sobre o negócio. Importante que o escolhido seja alguém confiável, especialista para os assuntos a serem discutidos, e preparado para a função. Normalmente nas reuniões de orçamento, com discussões amplas sobre as ações a serem tomadas para o ano todo é que o papel do conselheiro se faz mais importante.

10) Temas que não podem faltar para que grupos familiares do agronegócio caminhem para um modelo dinâmico e sustentável de gestão:

• Alinhamento e definição de princípios de governança, começando pelo organograma e implantação de procedimentos administrativos;
• Planejamento financeiro anual: orçamento e gestão do fluxo de caixa;
• Estratégia: definição de objetivos e ações necessárias para que as metas sejam atingidas, com revisão periódica;
• Revisitação frequente do ambiente jurídico impactando a proteção do patrimônio;
• Sucessão: Quem poderá assumir a liderança do grupo familiar no caso da falta do patriarca? Como preparar as gerações mais novas a assumir funções executivas e/ou participar de Conselhos de Administração ou Consultivos?
• Avaliação frequente de resultados dos principais gestores, incluindo o patriarca, caso este esteja exercendo função executiva.

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